Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden ExtensIT B.V.

Versie 2.1 – November 2025

Gevestigd te Hoofddorp

KvK: 34321536

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

  1. ExtensIT: ExtensIT B.V., gevestigd te Hoofddorp, ingeschreven in het handelsregister onder KvK-nummer 34321536.
  2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een opdracht verstrekt aan ExtensIT.
  3. Opdracht: iedere overeenkomst tussen ExtensIT en Opdrachtgever, alsmede wijzigingen en aanvullingen daarop.
  4. Diensten: alle IT-consultancy, projectmanagement, Smart Building & IoT diensten en aanverwante werkzaamheden die ExtensIT verricht.
  5. Partijen: ExtensIT en Opdrachtgever gezamenlijk.

Artikel 2: Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten tussen ExtensIT en Opdrachtgever.
  2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
  3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
  4. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Artikel 3: Offertes en Totstandkoming Overeenkomst

  1. Alle offertes en aanbiedingen van ExtensIT zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
  2. Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke bevestiging door ExtensIT of door aanvang van de werkzaamheden.
  3. ExtensIT is gerechtigd gebruik te maken van derden bij de uitvoering van een opdracht.
  4. Wijzigingen in de opdracht kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen en kunnen gevolgen hebben voor het honorarium en de planning.

Artikel 4: Zelfstandig Ondernemerschap en Arbeidsrelatie

4.1 Zelfstandige Positie

  1. ExtensIT verricht alle werkzaamheden als zelfstandig ondernemer voor eigen rekening en risico.
  2. Er bestaat geen arbeidsovereenkomst tussen ExtensIT en Opdrachtgever in de zin van artikel 7:610 BW. Partijen erkennen dat geen sprake is van loonbetaling, een gezagsverhouding of een verplichting tot persoonlijke arbeid.
  3. ExtensIT is vrij in de organisatie en uitvoering van werkzaamheden, behoudens redelijke afspraken over planning, coördinatie en overleg die inherent zijn aan professionele samenwerking.

4.2 Ondernemerschap ExtensIT

ExtensIT voldoet aan de criteria van zelfstandig ondernemerschap door:

  • Werkzaamheden te verrichten voor meerdere opdrachtgevers;
  • Zelfstandig marketing en acquisitie uit te voeren;
  • Eigen administratie te voeren en BTW af te dragen;
  • Eigen bedrijfsmiddelen en faciliteiten te gebruiken (laptop, software, licenties, kantoorruimte);
  • Eigen tarieven te bepalen en te factureren, zonder invloed van Opdrachtgever op tariefstelling richting andere klanten;
  • Geen exclusiviteit te verlenen aan Opdrachtgever;
  • Zelf verantwoordelijk te zijn voor belastingen, verzekeringen en pensioenvoorzieningen;
  • Zich in het economisch verkeer te presenteren als zelfstandig ondernemer (website, KvK-inschrijving, BTW-nummer);
  • Reële marktexploitatie te hebben met actieve werving van opdrachten.

4.3 Geen Hiërarchische Controle

  1. Opdrachtgever heeft geen instructiebevoegdheid over de wijze waarop ExtensIT de werkzaamheden uitvoert.
  2. ExtensIT bepaalt zelf wanneer, waar en hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd. Afspraken over planning, coördinatie en overleg zijn uitsluitend project-inhoudelijk van aard en hebben betrekking op afstemming en onderlinge afhankelijkheden, niet op de manier van werken.
  3. ExtensIT is niet onderworpen aan personeelsreglementen, aanwezigheidsregistratie of andere elementen die duiden op een gezagsverhouding.

4.4 Vervangbaarheid en Persoonlijke Uitvoering

  1. ExtensIT mag zich laten vervangen door een ander bekwaam persoon, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen vanwege specifieke expertise.
  2. Indien vervanging in de praktijk wordt beperkt omdat uitvoering door ExtensIT persoonlijk essentieel is wegens unieke kennis of ervaring, wordt dit vooraf schriftelijk vastgelegd met vermelding van de specifieke redenen.
  3. Bij vervanging blijft ExtensIT verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde diensten.

4.5 Langdurige Opdrachten

  1. Voor opdrachten met een looptijd langer dan 12 maanden geldt dat:
    • ExtensIT zich actief presenteert als zelfstandig ondernemer en werkzaamheden blijft verrichten voor meerdere opdrachtgevers, tenzij dit tijdelijk niet haalbaar is;
    • De opdracht te allen tijde met inachtneming van artikel 14 kan worden beëindigd;
    • ExtensIT gebruik kan maken van toegangsmiddelen, accounts en faciliteiten van Opdrachtgever voor zover noodzakelijk voor het uitvoeren van het project; dit leidt niet tot een gezagsverhouding of organisatorische inbedding;
    • ExtensIT niet is opgenomen in de organisatiestructuur van Opdrachtgever, geen deel uitmaakt van de hiërarchische structuur, geen plaats heeft in het functiediagram en geen structurele functie vervult binnen de reguliere bedrijfsvoering van Opdrachtgever;
    • ExtensIT geen leidinggevende taken vervult over personeel van Opdrachtgever;
    • ExtensIT geen vaste werkplek of arbeidsvoorwaarden krijgt die kenmerkend zijn voor werknemerschap;
    • Tijdelijke onderbrekingen van de opdracht mogelijk zijn (bijvoorbeeld wegens projectvertraging, afwezigheid bij Opdrachtgever, of prioritering van andere opdrachten door ExtensIT). Dergelijke onderbrekingen worden niet doorbetaald en behoren tot het normale ondernemersrisico van ExtensIT;
    • Ziekte of afwezigheid van ExtensIT leidt niet tot enige verplichting tot doorbetaling door Opdrachtgever; er vindt uitsluitend betaling plaats voor daadwerkelijk gewerkte uren;
    • De samenwerking periodiek (minimaal jaarlijks) wordt geëvalueerd op voortdurende passendheid van de zelfstandige status.

4.6 Verklaring Partijen

Beide partijen verklaren uitdrukkelijk:

  • De intentie te hebben een opdrachtovereenkomst aan te gaan en geen arbeidsovereenkomst;
  • Zich bewust te zijn van de fiscale en juridische gevolgen van deze keuze;
  • De situatie regelmatig te zullen evalueren om te waarborgen dat deze overeenkomt met de overeengekomen zelfstandige status.

Artikel 5: Dienstverlening

  1. ExtensIT verricht diensten op basis van een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk een resultaatsverplichting is overeengekomen.
  2. ExtensIT zal de opdracht naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.
  3. Indien een opdracht wordt uitgevoerd in fasen, is ExtensIT gerechtigd de aanvang van diensten die tot een volgende fase behoren uit te stellen totdat Opdrachtgever de resultaten van de voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.
  4. ExtensIT is gerechtigd werkzaamheden (tijdelijk) te onderbreken indien Opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt.

Artikel 6: Medewerking Opdrachtgever

  1. Opdrachtgever zorgt ervoor dat alle gegevens, documenten en medewerking die ExtensIT nodig heeft voor de uitvoering van de opdracht tijdig beschikbaar zijn.
  2. Vertragingen als gevolg van het niet, niet tijdig of niet behoorlijk leveren van benodigde informatie door Opdrachtgever komen voor rekening en risico van Opdrachtgever.
  3. ExtensIT is gerechtigd de uitvoering van de opdracht op te schorten totdat Opdrachtgever aan zijn verplichtingen heeft voldaan.
  4. Extra kosten voortvloeiend uit vertraging door Opdrachtgever worden separaat aan Opdrachtgever in rekening gebracht.

Artikel 7: Tarieven en Betalingsvoorwaarden

  1. Alle prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen, tenzij anders vermeld.
  2. ExtensIT is gerechtigd tarieven jaarlijks aan te passen. Voor lopende opdrachten worden nieuwe tarieven uiterlijk 2 maanden van tevoren aangekondigd.
  3. Facturatie vindt plaats conform de afgesproken frequentie (maandelijks, per mijlpaal of na voltooiing).
  4. Betalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
  5. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is ExtensIT gerechtigd:
    • Wettelijke handelsrente te berekenen;
    • Buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen (minimaal 15% van het openstaande bedrag);
    • De werkzaamheden op te schorten totdat betaling is voldaan.
  6. Bezwaren tegen facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum schriftelijk te worden gemeld. Na deze termijn wordt de factuur als akkoord beschouwd.
  7. Betaling van een factuur geldt niet als goedkeuring van de verrichte werkzaamheden.

Artikel 8: Intellectueel Eigendom

  1. Alle rechten van intellectuele eigendom op de door ExtensIT ontwikkelde of ter beschikking gestelde materialen, documenten, adviezen, rapporten en software berusten uitsluitend bij ExtensIT of haar licentiegevers.
  2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden die voortvloeien uit de overeenkomst of die schriftelijk worden toegekend.
  3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de onder lid 1 genoemde materialen te verveelvoudigen, openbaar te maken of ter beschikking te stellen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ExtensIT.
  4. ExtensIT behoudt het recht de door uitvoering van werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.

Artikel 9: Vertrouwelijkheid en Privacy

9.1 Vertrouwelijkheid

  1. Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht van elkaar of uit andere bron hebben verkregen.
  2. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
  3. ExtensIT zal vertrouwelijke informatie niet aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en deze derde partij eveneens tot geheimhouding is verplicht.

9.2 Persoonsgegevens (AVG)

  1. Voor zover ExtensIT persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Opdrachtgever, handelt ExtensIT daarbij als verwerker in de zin van de AVG.
  2. ExtensIT zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen.
  3. ExtensIT verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht en volgens schriftelijke instructies van Opdrachtgever.
  4. ExtensIT zal niet langer dan noodzakelijk persoonsgegevens bewaren en deze verwijderen na beëindiging van de opdracht, tenzij wettelijke bewaarplichten gelden.
  5. Bij een datalek dat persoonsgegevens betreft, informeert ExtensIT Opdrachtgever hierover zonder onredelijke vertraging.
  6. Voor de verwerking van persoonsgegevens kan een separate verwerkersovereenkomst worden afgesloten indien dit wettelijk vereist is.

Artikel 10: Aansprakelijkheid

10.1 Algemene Beperking

  1. De aansprakelijkheid van ExtensIT is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het eigen risico dat volgens de polis niet ten laste van de verzekeraar komt.
  2. Indien om welke reden dan ook geen uitkering door de verzekeraar plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van de voor die opdracht in rekening gebrachte honorering (excl. BTW) over de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.
  3. Op verzoek van Opdrachtgever verstrekt ExtensIT informatie over de dekking van haar beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

10.2 Uitsluiting Indirecte Schade

ExtensIT is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen:

  • Gevolgschade;
  • Gederfde winst of omzet;
  • Gemiste besparingen;
  • Schade door bedrijfsstagnatie;
  • Schade als gevolg van claims van afnemers van Opdrachtgever;
  • Schade aan of verlies van gegevens.

10.3 Vervaltermijn

Elk recht op schadevergoeding vervalt 12 maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid direct of indirect voortvloeit, tenzij de gelaedeerde partij binnen deze termijn een gerechtelijke procedure heeft ingesteld.

10.4 Herstel

ExtensIT heeft altijd het recht om schade te herstellen of te laten herstellen. Opdrachtgever dient ExtensIT de gelegenheid te geven binnen een redelijke termijn gebreken te herstellen.

10.5 Aansprakelijkheid Derden

ExtensIT is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van door haar ingeschakelde derden, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van ExtensIT.

Artikel 11: Garanties en Aanvaarding

  1. ExtensIT garandeert dat de dienstverlening met zorgvuldigheid en vakbekwaamheid wordt uitgevoerd.
  2. Opdrachtgever meldt eventuele tekortkomingen bij voorkeur zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking. Voor verborgen gebreken geldt een termijn van 30 dagen na ontdekking.
  3. Indien een melding tijdig en gegrond is, zal ExtensIT de betreffende werkzaamheden herstellen of een redelijk alternatief bieden.
  4. Na verloop van de genoemde termijnen of bij gebruik/bewerking van de diensten/producten vervalt het recht op klachten of herstel, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van ExtensIT.
  5. Kleine afwijkingen en gebruikelijke toleranties gelden niet als tekortkoming.

Artikel 12: Overmacht (Force Majeure)

  1. ExtensIT is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd wordt als gevolg van overmacht.
  2. Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van ExtensIT onafhankelijke omstandigheid, waardoor nakoming van verplichtingen jegens Opdrachtgever geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd, waaronder:
    • Ziekte of arbeidsongeschiktheid;
    • Natuurrampen, brand, wateroverlast, stroomuitval;
    • Oorlog, terrorisme, oproer;
    • Overheidsmaatregelen, nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving;
    • Internetuitval, cybersecurity-incidenten, grootschalige netwerkstoringen;
    • Vertragingen of tekortkomingen van toeleveranciers of andere derden;
    • Transport- of leveringsproblemen.
  3. ExtensIT zal Opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren over de overmachtsituatie.
  4. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van ExtensIT opgeschort. Indien de overmacht langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding.
  5. Voor reeds uitgevoerde werkzaamheden vóór de overmachtsituatie behoudt ExtensIT het recht op betaling.

Artikel 13: Wijzigingen in de Opdracht

  1. Indien tijdens de uitvoering blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering het noodzakelijk is om de werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen (meerwerk), zal ExtensIT dit tijdig aan Opdrachtgever melden.
  2. Meerwerk wordt afzonderlijk in rekening gebracht tegen de alsdan geldende tarieven van ExtensIT.
  3. Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met het voorgestelde meerwerk, treden partijen in overleg om een passende oplossing te vinden. Bij geen overeenstemming binnen 14 dagen is ExtensIT gerechtigd de opdracht op te schorten of te beëindigen.
  4. Wijzigingen in de opdracht kunnen gevolgen hebben voor afgesproken deadlines. ExtensIT zal Opdrachtgever hierover informeren.

Artikel 14: Opzegging en Beëindiging

14.1 Beëindiging in Onderling Overleg

Partijen kunnen te allen tijde in onderling overleg de overeenkomst beëindigen.

14.2 Opzegging bij Opdrachten voor Bepaalde Tijd

  1. Opdrachten die zijn aangegaan voor bepaalde tijd eindigen van rechtswege bij het verstrijken van de overeengekomen termijn.
  2. Voor zover niet anders overeengekomen, kunnen opdrachten voor bepaalde tijd door elk der partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Bij opdrachten met complexe overdracht kan een langere termijn worden overeengekomen.
  3. Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht de opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen tegen betaling van reeds gemaakte uren en redelijke afrondkosten.
  4. ExtensIT heeft eveneens het recht de opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen in het geval zich omstandigheden voordoen die verdere uitvoering voor ExtensIT onredelijk maken, met dien verstande dat ExtensIT zorgdraagt voor een zorgvuldige overdracht tegen betaling van reeds gemaakte uren.

14.3 Opzegging bij Opdrachten voor Onbepaalde Tijd

  1. Opdrachten voor onbepaalde tijd kunnen door beide partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
  2. Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht de opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen tegen betaling van reeds gemaakte uren en redelijke afrondkosten.
  3. ExtensIT heeft eveneens het recht de opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen in het geval zich omstandigheden voordoen die verdere uitvoering voor ExtensIT onredelijk maken, met dien verstande dat ExtensIT zorgdraagt voor een zorgvuldige overdracht tegen betaling van reeds gemaakte uren.

14.4 Opzegging Wegens Wanprestatie

  1. ExtensIT is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen of de uitvoering op te schorten indien:
    • Opdrachtgever na ingebrekestelling nalatig blijft in de nakoming van zijn verplichtingen;
    • Opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft aangevraagd of anderszins niet meer over zijn vermogen kan beschikken;
    • Opdrachtgever zijn bedrijfsactiviteiten staakt of liquideert.
  2. In deze gevallen is ExtensIT gerechtigd schadevergoeding te vorderen.

14.5 Afrekening bij Beëindiging

  1. Bij beëindiging van de overeenkomst zijn alle openstaande vorderingen van ExtensIT onmiddellijk opeisbaar.
  2. ExtensIT is gerechtigd tot en met de datum van beëindiging verrichte werkzaamheden te factureren.

Artikel 15: Klachten en Geschillen

15.1 Klachtenprocedure

  1. Klachten over de uitgevoerde werkzaamheden dienen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk te worden gemeld aan ExtensIT.
  2. ExtensIT zal binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht inhoudelijk reageren.
  3. Indien een klacht gegrond wordt bevonden, zal ExtensIT naar keuze de werkzaamheden kosteloos herstellen of een evenredige korting op de factuur verlenen.
  4. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

15.2 Geschillenbeslechting

  1. Partijen zullen zich inspannen geschillen in onderling overleg op te lossen.
  2. Indien partijen er niet uitkomen, zal het geschil bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar ExtensIT is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Artikel 16: Toepasselijk Recht

  1. Op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten tussen ExtensIT en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  2. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 17: Wijziging Algemene Voorwaarden

  1. ExtensIT behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.
  2. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor de ingangsdatum aan Opdrachtgever meegedeeld.
  3. Voor lopende opdrachten treden gewijzigde voorwaarden in werking na afloop van de lopende opdracht, tenzij anders overeengekomen.
  4. Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijzigingen, heeft hij het recht de overeenkomst tegen de datum van inwerkingtreding schriftelijk op te zeggen.

Artikel 18: Slotbepalingen

  1. Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten.
  2. Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, tast dit niet de geldigheid van de gehele voorwaarden aan. Partijen zullen in dat geval een vervangende bepaling overeenkomen die de bedoeling van de nietige/vernietigbare bepaling zo dicht mogelijk benadert.
  3. De meest recente versie van deze algemene voorwaarden is te raadplegen op www.extensit.nl.

ExtensIT B.V.
Hoofddorp
KvK: 34321536
Voor contact of vragen over deze voorwaarden kunt u gebruikmaken van het contactformulier.

Versie 2.1 – November 2025